Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Toivolan Erä ry
Yhdistyksen tarkoituksena on harjoittaa järkiperäistä metsästystä ja riistanhoitoa sekä niiden edellyttämää
luonnonsuojelua, ampumaurheilua ja kenneltyötä.
Hyödyllistä ja oleellista tietoa tarjotaan maksuttomasti jo metsästysseuran sivuilla vierailleille sekä seurasta
ja siihen liittyvästä toiminnasta kiinnostuneille sähköpostin ja mahdollisesti muiden kanavien välityksellä.
Tietoa tarjotaan sekä rekistereissä oleville että muille asiasta kiinnostuneille muun muassa sosiaalisen median avulla.
Henkilötietoja tai osaakaan niistä ei koskaan luovuteta ulkopuolisille.
Viestinnässä pyritään jakamaan hyötytietoa. Ketään ei pakoteta vastaanottamaan viestejä palvelusta. Yhteisesti lähetettävät viestit lähetetään piilokopiokentän kautta, jolloin toisten sähköpostiosoitteet piilotetaan vastaanottajilta.
Sähköpostiviesteistä voi kieltäytyä ilmoittamalla asiasta niiden lähettäjälle.
Henkilötietoja ei käsitellä muita kuin niitä tarkoituksia varten, joiden vuoksi henkilötiedot on alunperin kerätty ja alkuperäisen tarkoituksen kanssa yhteensopiviin tarkoituksiin.
Myöhempi käsittely muun muassa yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin tai esimerkiksi tilastollisiin tarkoituksiin ovat kuitenkin yhteensopivia, laillisia käsittelytoimia. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa hänen tilannettaan koskevien henkilötietojen käsittelyä. Tällöin rekisterinpitäjän osoitettavaksi jää, että rekisterinpitäjän huomattavan tärkeät, oikeutetut edut voivat syrjäyttää rekisteröidyn edut tai oikeudet.
Rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaiseksi on katsottava, että tämä ilmoittaa mahdollisista rikollisista teoista tai yleiseen turvallisuuteen kohdistuvista uhista ja toimittaa olennaiset henkilötiedot toimivaltaisille viranomaisille yksittäistapauksissa tai useissa tapauksissa, jotka liittyvät samaan rikolliseen tekoon tai yleiseen turvallisuuteen kohdistuvaan uhkaan. Tällaisen tietojen siirron rekisterinpitäjän oikeutetun edun nimissä tai henkilötietojen myöhemmän käsittelyn olisi kuitenkin oltava kiellettyä, mikäli käsittely on ristiriidassa johonkin oikeudelliseen, ammatilliseen tai muuhun sitovaan salassapitovelvollisuuteen nähden.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679) mukainen.
Toivolan Erä ry:n jäsen luovuttaa tietonsa halutessaan Toivolan Erä ry:n sihteerin, Timo Mäntysen ja rekisteriyhteyshenkilön Vesa Jähin / Toivolan Erä ry:n käyttöön. Rekisterien käytöstä vastaa Timo Mäntynen yhdessä Vesa Jähin kanssa. He lupaavat käyttää saamiaan tietoja vain Toivolan Erä ry:n sähköpostilistalla oleville hyödyllisen tiedon jakamiseen.
Toivolan Erä ry vuokraa metsästyskäyttöönsä maita tilojen omistajilta ja laatii heidän kanssaan vuokramaista sopimuksen. Vuokramaiden omistajat luovuttavat sopimukseen tarvittavat tietonsa Toivolan Erän käyttöön. Tiedot kerätään
manuaalisesti ja sähköisesti talteen.
Yksityisyys ja tietosuoja
Toivolan Erä ry:n jäsentiedot ja vuokramaasopimukset ovat luottamuksellisia eikä niitä eikä osaakaan niistä luovuteta kolmansille osapuolille, ellei rekisteröity ole antanut suostumustaan tai käsittely perustu unionin oikeuteen tai jäsenvaltionlainsäädäntöön, joka muodostaa demokraattisessa yhteiskunnassa välttämättömän ja oikeasuhteisen toimenpiteen, jolla pyritään turvaamaan erityisesti yleiseen julkiseen etuun liittyviä tärkeitä tavoitteita.
Toivolan Erä ry:n nettipalvelun sivulla ei säilytetä jäsenien pankkiyhteystietoja eikä luottokorttitietoja. Sivuilla ei myöskään säilytetä maanvuokrasopimus-tietoja.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt rekisteriasioissa
Rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön tiedot:
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö /
Oma Riista palvelun rekisteritiedot: Vesa Jähi, +358405236050 postiosoite: Toivolankuja 15B, 52740 Tuustaipale vesa.jahi@gmail.com
Rekisterin nimi
Toivolan Erä ry:n jäsenrekisteri / Toivolan Erä ry:n maanvuokrasopimusrekisteri / Toivolan Erä ry:n hirvieläinten metsästykseen osallistuvien rekisteri / Toivolan Erä ry:n Oma Riista jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet ovat:
Henkilötietojen ensisijaisena perusteena on Toivolan Erä ry:n jäsenen ja Toivolan Erä ry:n välinen toimintasuhde, jäsenen suostumus, tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietoja voidaan käsitellä yhdistyksen palvelujen ja toiminnan parantamiseksi ja niihin liittyvän viestinnän hoitamiseksi, toteuttamiseksi, kehittämiseksi ja seuraamiseksi.
Maanvuokrasopimusten henkilötietojen perusteena on Toivolan Erä ry:n ja maanvuokraajan välinen vuokrasuhde, vuokraajan suostumus, tai muu asiallinen yhteys. Henkilö- ja kiinteistörekisteritietoja voidaan käsitellä ja hyödyntää yhdistyksen eri
karttapalveluissa karttapohjien luomiseen Toivolan Erän metsästysalueesta, sekä tarvittaessa yhdistää seuran metsästysalueita muiden metsästysseurojen alueiden kanssa metsästettäessä suurpetoja.
Asiakkaiden henkilötietoja käsitellessään Toivolan Erä ry noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta, henkilötietolakia, lakia yksityisyyden suojasta, tietoturvasta sekä muuta tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on Toivolan Erä ry:n sähköpostilistalla oleville metsästys- ja muiden asioiden tiedottaminen ja jäsen- ja maanvuokrasopimusrekisterin ylläpitäminen. Rekisteriä käytetään myös kyselyihin ja toiminnan kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ellei lainsäädännössä nimenomaisesti säädetä henkilötietojen luovuttamisesta. Jos henkilötietoja laillisesti luovutetaan toiselle vastaanottajalle, rekisteröidylle ilmoitetaan tästä silloin, kun henkilötietoja luovutetaan ensimmäisen kerran. Henkilön tai yhdistyksen tietojen rekisteröinti johtuu lakiin perustuvasta rekisteröintivelvoitteesta.
Mikäli rekistereitä aiotaan käyttää edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon tiedot on kerätty, rekisterinpitäjän velvollisuus on ilmoittaa siitä rekisteröidylle ennen kyseistä jatkokäsittelyä ja annettava tälle siitä kaikki asiaankuuluvat lisätiedot. Rekisteröidylle ilmoitetaan mahdollisen profiloinnin olemassaolosta ja sen seurauksista. Jos henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä, tälle lisäksi ilmoitetaan, onko hänen pakko toimittaa henkilötiedot, sekä kieltäytymisen seurauksista.
Rekisteröityjen ryhmät
Jäsenrekisteri / Oma Riista palvelu / Hirvieläinten metsästykseen osallistuvien rekisteri/ Maanvuokrasopimusrekisteri
Henkilö on ottanut yhteyttä Toivolan Erä ry:hyn liittyäkseen siihen ja on itse vapaaehtoisesti luovuttanut sähköpostinsa ja / tai muut yhteystietonsa Toivolan Erä ry:n ylläpitämiin rekistereihin.
Maanvuokraajien kanssa on laadittu kirjallinen sopimus, jonka yhteydessä vuokraaja on luovuttanut tarvittavat tiedot Toivolan Erä ry:n käyttöön.
Siten rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. pykälän kohdan mukaisesti.
Rekistereiden sisältämät tiedot
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, metsästyskorttinumero, seuraan liittymisvuosi
Maanvuokrasopimusrekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, kiinteistötunnus, kiinteistön nimi, tilan nimi, tilan koko, sallittu riista
Hirvieläinten metsästykseen osallistuvien rekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, aselupa, metsästyskortti, hirven/karhun ampumakoetodistus
Tietolähteet
Rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn jäsenyyteen, sopimuksiin, seuran toimintaan,viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat.
Tietojen luovutus
Tietoja tai osaakaan niistä ei luovuteta Toivolan Erä ry:n nettipalvelun tai Toivolan Erä ry:n ulkopuolelle.
Tietoja ei luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Näin ollen rekisteröidyn ei tarvitse käyttää oikeuttaan vastustaa käsittelyä tai tietojensiirtoa.
Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun se on asianmukaista eikä henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen. Koska tiedot ovat perustellusti tarpeellisia toiminnan palvelevan hengen toteuttamiseksi, tiedot poistetaan lähtökohtaisestivain, mikäli kiinteistöt ja/tai tilat vaihtavat omistajaa tai maanvuokrasopimus sanotaan irti.
Rekisterin suojaus
Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Toivolan Erä ry:n palvelun käyttäjäoikeuksia. Rekisteri sijaitsee salasanasuojatulla palvelimella. Toivolan Erä ry on laatinut tietosuojaperiaatteet, jonka mukaisia henkilötietosuojauksen hyviä käytäntöjä se noudattaa.
Manuaalinen aineisto: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa tiloissa.
Sähköinen aineisto: Rekisteriin on käyttöoikeus rekisterinpitäjällä sekä niillä Toivolan Erän jäsenillä, jotka tarvitsevat tietoja luottamustehtävissään. Käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä heti, kun se on tullut rekisterinpitäjän tietoon ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa, paitsi jos rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan tilivelvollisuusperiaatteen mukaisesti, että henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Jos tällaista ilmoitusta ei voida tehdä 72 tunnin kuluessa, ilmoitukseen liitetään selvitys viivytyksen syistä, ja tietoa voidaan antaa vaiheittain ilman aiheetonta lisäviivytystä.
Rekisterinpitäjän on dokumentoitava kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, mukaan lukien henkilötietojen tietoturvaloukkaukseen liittyvät seikat, sen vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimet. Valvontaviranomaisen on voitava tämän dokumentoinnin avulla tarkistaa, että tietosuoja-asetusta on noudatettu. Mikäli henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, rekisterinpitäjän on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin tai maanvuokrarekisteriin on talletettu. Tarkastuspyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle, yhteystiedot yllä.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja peruuttaa suostumus
Toivolan Erä ry oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissään olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn jäsenen ja/tai maanvuokraajan vaatimuksesta.
Jäsen ja/tai maanvuokraaja voi tehdä mahdollisen korjauspyyntönsä joko kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun yksilöidyn korjauspyynnön Toivolan Erä ry:n yhteyshenkilöille rekisterinpitäjän postiosoitteeseen tai lähettämällä sähköpostia rekisterinpitäjälle tai yhteyshenkilölle sähköpostiosoitteeseen. Tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle, ks. yhteystiedot yllä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa tätä valvontaa hoitaa tietosuojavaltuutettu, yhteystiedot: http://www.tietosuoja.fi